Wer als Fachbereichssekretär*in Erschließungsarbeit in der Regelarbeit verankern möchte, kennt die Herausforderung: Der Kalender füllt sich scheinbar von selbst. Projekte, Beratungen, Gremienarbeit, Besprechungen und spontane Anforderungen konkurrieren ständig um Zeit und Aufmerksamkeit. Gleichzeitig erwarten wir von uns selbst, betriebliche Strukturen zu stärken, neue Aktive zu gewinnen, Beschäftigte zu mobilisieren und Tarifbewegungen erfolgreich zu unterstützen. 

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: Wie bekomme ich noch mehr Arbeit in meinen Kalender? 

Sondern: Wie plane ich meine Arbeitszeit so, dass ausreichend Zeit für die betriebliche Aufbauarbeit bleibt und ich gleichzeitig arbeitsfähig bleibe? 

Die betriebliche Arbeit ist die Basis 

Ein Grundsatz erfolgreicher Erschließungsarbeit lautet: Wir planen nicht von unserem Schreibtisch aus, sondern vom Betrieb her. 

Die Jahres- und Monatsplanung orientiert sich deshalb an den betrieblichen Schwerpunkten, den anstehenden Tarifrunden und den Zielen, die gemeinsam mit Aktiven und Beschäftigten erreicht werden sollen. Ein häufiger Fehler besteht darin, die eigene Planung mit der Frage zu beginnen: „Was habe ich alles zu tun?“ 

Zielführender ist die Frage: 

Welche betrieblichen Schwerpunkte bestimmen mein Jahr? 

Stehen Tarifbewegungen an? Sollen neue betriebliche Strukturen aufgebaut werden? Gibt es Schwerpunktbetriebe, in denen neue Aktive gewonnen und entwickelt werden sollen? 

Unsere persönliche Arbeitsplanung sollte sich aus diesen betrieblichen Zielen ableiten. Denn am Ende zählt nicht, wie beschäftigt wir waren, sondern welche Fortschritte im Betrieb erreicht wurden. 

Mit Zielen und Schlüsselergebnissen planen 

Für die Jahres- und Monatsplanung kann die Arbeit mit Zielen und Schlüsselergebnissen hilfreich sein. 
Am Anfang steht ein Jahresziel. 

Beispielsweise: 

Im Betrieb X soll eine handlungsfähige aktive Struktur aufgebaut werden, die eine Tarifbewegung erfolgreich mittragen kann. 

Dazu werden konkrete Schlüsselergebnisse festgelegt: 

• 15 neue Aktive gewonnen 

• Aktivenstrukturen in fünf Bereichen aufgebaut 

• drei von Beschäftigten getragene Aktionen durchgeführt 

Die Schlüsselergebnisse beschreiben dabei nicht einzelne Tätigkeiten, sondern die Veränderungen, die bis zum Jahresende erreicht werden sollen. 

Anschließend wird überlegt, welcher Beitrag im kommenden Monat notwendig ist, um diese Ziele zu erreichen. Daraus entstehen konkrete Monatsziele, beispielsweise die Durchführung von Gesprächen mit Beschäftigten, die Vorbereitung einer Aktivenrunde oder die Planung eines nächsten betrieblichen Schrittes. 

“Entscheidend ist anschließend, dass diese Arbeit nicht nur geplant, sondern zeitlich abgesichert wird.”

Gemeinsam planen statt alles allein tragen 

Gerade in der Regelarbeit müssen viele Aufgaben gleichzeitig bewältigt werden. Deshalb lohnt es sich, im Fachbereich regelmäßig gemeinsam auf die anstehenden Schwerpunkte zu schauen. 

Wer übernimmt welche Aufgaben? Wo können Kolleg*innen sich gegenseitig unterstützen? Welche Aufgaben lassen sich gemeinsam bearbeiten? Welche Qualifizierungen oder Unterstützungen werden benötigt? 

Solche Gespräche sorgen nicht nur für mehr Klarheit, sondern helfen auch dabei, die vorhandenen Ressourcen gezielt auf die wichtigsten Vorhaben zu konzentrieren. 

Outlook als Werkzeug für die Umsetzung nutzen 

Viele Kolleg*innen nutzen Outlook vor allem zur Verwaltung von Terminen. Für die Arbeitsplanung kann der Kalender jedoch deutlich mehr leisten. 

Zu Jahresbeginn empfiehlt es sich, die wichtigsten Ziele, Projekte, Tarifrunden und betrieblichen Schwerpunkte sichtbar zu machen. Zusätzlich können feste Termine zur Überprüfung der Jahresziele eingerichtet werden. 

Bei der Monatsplanung werden anschließend zunächst alle bereits bekannten Termine eingetragen: Betriebsbesuche, Tariftermine, Teamtermine, Seminare, Veranstaltungen oder Urlaubszeiten. 

Anschließend wird die notwendige Vor- und Nachbereitung berücksichtigt. Erfahrungswerte zeigen, dass gerade diese Zeiten häufig vergessen werden und dadurch unrealistische Planungen entstehen. 

Wichtig ist außerdem, die Arbeit an den eigenen Schwerpunkten als verbindlichen Termin zu behandeln. Gespräche mit Beschäftigten, Kontakte zu Aktiven oder wichtige Arbeitsschritte für betriebliche Projekte sollten nicht als „freie Zeit“ zwischen anderen Terminen betrachtet werden. Sie gehören in den Kalender und werden bei Bedarf verschoben, aber nicht einfach gestrichen. 

Wiederkehrende Aufgaben wie Monatsplanung, Monatsrückblick, Zielüberprüfung oder regelmäßige Termine zur Betreuung von Aktiven lassen sich dabei sinnvoll als Outlook-Terminserien anlegen. So entsteht eine feste Planungsroutine, die dabei hilft, den Überblick zu behalten. 

Wenn alles gleichzeitig wichtig erscheint 

In besonders arbeitsintensiven Phasen kann ein kurzer Blick auf die Eisenhower-Matrix helfen. Sie unterscheidet zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben. 

Dabei zeigt sich oft, dass die eigentliche Erschließungsarbeit zwar wichtig, aber selten unmittelbar dringend wirkt. Genau deshalb wird sie häufig von kurzfristigen Anforderungen verdrängt. 

Wer merkt, dass die Prioritäten aus dem Blick geraten, sollte sich bewusst fragen: 

Welche Aufgaben zahlen direkt auf meine betrieblichen Ziele ein? 

Diese Aufgaben verdienen einen festen Platz im Kalender. 

Umsetzung braucht Zeit 

Eine Erfahrung aus vielen Erschließungsprojekten lautet:

“Häufig scheitert gute Arbeit nicht an fehlenden Konzepten, sondern daran, dass für die Umsetzung zu wenig Zeit geschützt wird.”

Entscheidend ist letztlich die praktische Arbeit: Wie viele Gespräche wurden geführt? Wie regelmäßig besteht Kontakt zu Aktiven? Werden Vereinbarungen nachgehalten? Finden die geplanten Schritte tatsächlich statt? 

Deshalb sollte die eigene Arbeitskapazität konsequent an den vereinbarten Schwerpunkten ausgerichtet werden. 

Erschließungsarbeit ist dabei häufig auch eine Frage der Quantität. Wer regelmäßig Gespräche führt, Kontakte pflegt und Aktive begleitet, schafft deutlich bessere Voraussetzungen für erfolgreiche betriebliche Entwicklungen als jemand, der gute Pläne hat, aber keine Zeit für deren Umsetzung findet. 

Nur übernehmen, was tatsächlich machbar ist 

Ein realistischer Kalender hilft nicht nur bei der eigenen Planung. Er schafft auch Transparenz gegenüber Kolleg*innen und Führungskräften. 

Wenn neue Aufgaben hinzukommen, lässt sich auf einer sachlichen Grundlage besprechen, welche anderen Aufgaben dafür zurückgestellt werden müssen. 

Gerade in der Regelarbeit ist das wichtig. Denn zusätzliche Aufgaben schaffen keine zusätzliche Zeit. 

Ein vollständiger und realistischer Kalender macht sichtbar, woran bereits gearbeitet wird und welche Prioritäten vereinbart wurden. Dadurch entstehen sachlichere Gespräche über Arbeitsbelastung und Prioritäten. 

Planung als feste Routine etablieren 

Gute Arbeitsplanung entsteht nicht einmal im Jahr, sondern durch regelmäßige Routinen. 

Bewährt haben sich feste Termine für Monatsplanung, Monatsrückblick, Zielüberprüfung und die Vorbereitung der kommenden Wochen. Viele Kolleg*innen berichten, dass eine sorgfältige Monatsplanung nicht zu mehr Druck führt, sondern zu mehr Klarheit und Sicherheit. 

Man weiß, was wichtig ist, was realistisch geschafft werden kann und worauf die eigene Arbeitszeit konzentriert werden sollte. 

Planung ist keine Bürokratie 

Persönliche Arbeitsplanung ist kein Selbstzweck. Sie ist ein Werkzeug, um Erschließungsarbeit dauerhaft in der Regelarbeit zu verankern. 

Wer seine Planung konsequent an den betrieblichen Zielen ausrichtet, Prioritäten sichtbar macht und ausreichend Zeit für die Umsetzung schützt, erhöht die Chance, dass aus guten Vorhaben konkrete Erfolge werden. 

Denn am Ende entscheidet nicht die Qualität unserer Planungsdokumente über den Erfolg betrieblicher Arbeit. 

Entscheidend ist, ob die Gespräche geführt werden, ob Aktive unterstützt werden und ob die vereinbarten Schritte tatsächlich stattfinden. 

Mehr erfahren 

Wer sich intensiver mit Jahres- und Monatsplanung beschäftigen möchte oder Vorlagen und Arbeitshilfen für die praktische Umsetzung sucht, kann sich gerne an die Werkstatt Erschließung wenden. 

organizingteam.nrw@verdi.de 
oder direkt über Microsoft Teams 
 
Wer im Landesbezirk NRW arbeitet, kann den umfangreichen Instrumentenordner der Werkstatt nutzen: 

KBTA-Werkzeuge – Dokumente – Erschließung – Alle Dokumente 

Dort gibt es Methoden, Vorlagen und Praxiserfahrungen zur Arbeitsplanung und zur Verankerung von Erschließung in der Regelarbeit.